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Informationen zu Reisekosten

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Was sind Reisekosten

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Der Begriff der Reisekosten wird in den deutschen Lohnsteuer-Richtlinien festgelegt: Reisekosten sind Kosten, die einem Arbeitnehmer durch seine berufliche Tätigkeit außerhalb einer ortsgebundenen ersten Tätigkeitsstätte (Arbeitsplatz, Büro, Werkstatt, etc.) und ausserhalb seiner Wohnung entstehen.
Der Begriff Reisekosten ist ein Überbegriff und gliedert sich in Fahrtkosten, Übernachtungskosten, Verpflegungsmehraufwendungen und Reisenebenkosten.

Fahrtkosten, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten können, sofern sie vom Arbeitnehmer nachgewiesen werden, ohne Begrenzung vom Arbeitgeber lohnsteuerfrei ersetzt werden. Verpflegungsmehraufwendungen dürfen dagegen nur in Höhe von, jährlich neu festgelegten Pauschalen, als nicht steuerpflichtiger Arbeitslohn anerkannt und ausgezahlt werden. Werden die dem Arbeitnehmer entstandenen Kosten nicht oder nicht bis zur steuerlich zulässigen Höhe vom Arbeitgeber ersetzt, kann der Arbeitnehmer diese Kosten (oder die Differenz) als Werbungskosten im Rahmen seiner persönlichen Einkommensteuererklärung gegenüber dem Finanzamt geltend machen. Eine Ausnahme bilden in diesem Fall die Übernachtungspauschalen - diese können zwar vom Arbeitgeber gezahlt, nicht jedoch vom Arbeitnehmer als Werbungskosten geltend gemacht werden.

Der Arbeitnehmer ist verpflichtet, den Anlass und die Art der beruflichen Tätigkeit, wie auch den Reiseweg und die Reisedauer aufzuzeichnen und anhand geeigneter Unterlagen - z. B. Tankquittungen, Rechnung von Hotels oder Fluggesellschaften, Fahrtenbuch, Schriftverkehr, etc. - nachzuweisen oder glaubhaft zu machen. Der Arbeitgeber muss die Unterlagen, die den Erstattungsanspruch des Arbeitnehmers nachweisen, als Belege zum Lohnkonto aufzubewahren.

 

Reisekosten mit Excel
Oft erstellen Arbeitnehmer Ihre Reisekostenabrechnungen mit Excel-Tabellen. Grundsätzlich ist dies schon eine Verbesserung zu einer Reisekostenabrechnung mittels Formularen auf einem DIN-A4-Blatt. Comment

Reisekosten sparen Steuern
Auszahlungen von Reisekosten sind steuerfrei. Für das Unternehmen senken diese Auszahlungen den Gewinn - und damit auch die anfallenden Steueern (Körperschaft- und Gewerbesteuer). Comment

Reisekosten mit Smartphone
reisekosten-matic.de ist ein Online-Programm zur Verwaltung und Abrechnung von Reisekosten. Reisekosten mit dem Smartphone erfassen

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